Controlar los gastos de viaje es fundamental si quieres que tus ahorros duren el mayor tiempo que sea posible. Mi rutina casi diaria durante mis viajes es la de apuntar cada uno de los gastos. De esta manera tengo un control de mi presupuesto y puedo decidir darme un capricho más o un capricho menos.
Puede que estés pensando que llevar el control de todos los gastos sea mucho trabajo y que lo último que quieres durante tu viaje es perder tiempo en tus finanzas. No es así. Llevar un control de tu presupuesto de viaje puede ser muy muy muy sencillo y no te quitará más de unos minutos cada día.
Para convencerte de ello, te he preparado una lista de los recursos que hacen más fácil la tarea de controlar tus gastos viajeros. Todos ellos los he probado durante mis viaje y algunos me parecen más prácticos que otros, pero como cada persona es un mundo, aquí tienes la lista para que tú decidas:
1. LIBRETA
Me parece que no tiene mucho sentido hoy en día anotar al detalle las finanzas de tu viaje exclusivamente en una libreta. Además de que esta ocupa espacio y peso en la mochila, también puede perderse y estropearse.
Entonces, ¿Por qué la incluyo en la entrada?
Porque la verdad es que yo siempre viajo con una pequeña libreta en la que voy apuntando lo que me ha costado la comida, o la botella de agua o el alquiler de una bici… El objetivo de esa libreta no es el de convertirse en una referencia sobre cómo progresan mis gastos de viaje. Más bien se trata de un borrador.
Cuando viajo no siempre tengo tiempo (o batería suficiente) para registrar mis gastos en el ordenador o en el móvil, así que la libreta es el instrumento perfecto para anotar lo que no quiero olvidar.
2. APPS PARA CONTROLAR GASTOS DE VIAJE
Me quedé con los ojos como platos cuando una amiga me enseñó la aplicación que usaba para tener sus gastos de viaje controlados. Actualizarla era muy sencillo y además mostraba gráficos y tendencias de sus finanzas. Me pareció perfecta.
Por eso hace unos días me animé a probar unas cuantas de esas aplicaciones. Quería probar ese sistema y familiarizarme con él por si se convertía en mi nueva herramienta para controlar mis gastos durante el viaje por América.
Y confirmé que estas apps funcionan de maravilla. Son una forma muy práctica de gestionar los gastos y los ingresos. Además, los gráficos son muy intuitivos y te permiten comprobar en un vistazo el estado de salud de tu presupuesto.
Entre las que probé, estas me parecieron las mejores:
Mis Finanzas
- Diseño intuitivo
- Permite anotar los gastos y los ingresos
- Puedes incluir un presupuesto mensual
- Incluye gráficos y estadísticas
Expense Manager
- Tiene un buen diseño y, en mi opinión, es más fácil de utilizar que My Finances.
- Es posible anotar también los ingresos
- Te permite incluir un presupuesto mensual
- Crea gráficos y estadísticas a partir de los datos.
- Solo está en inglés
Expensify App:
- Se puede utilizar offline
- Solo permite editar los gastos
- Se pueden anotar los gastos de viaje en cualquier moneda
- Permite vincular la aplicación a una tarjeta de débito o crédito
- Incluye la función de escanear tiquets para anotar los gastos.
- Solo en inglés
Money Wise
- Permite anotar gastos e ingresos
- Puedes crear un presupuesto mensual
- Incluye gráficos (más limitados que en las dos primeras)
Aunque reconozco que estas apps son muy útiles, finalmente he decidido que no las utilizaré para mi próxmo viaje por varias razones:
- Las apps dependen demasiado de internet y durante un viaje el wifi a veces escasea.
- Consumen mucha batería y prefiero reservar el uso del móvil a cosas más urgentes.
- Creo que funcionan muy bien para controlar los detalles y el día a día de tus gastos, pero también creo que se pierde un poco la visión general de los gastos de todo el viaje.
- Si pierdo el móvil o me lo roban, también pierdo el acceso a la app y a los datos que hay en ella (solo Expensify vincula la app a tu cuenta de correo).
3. HOJAS DE CÁLCULO (EXCEL)
Este es mi método favorito. Durante mi viaje a Asia este sistema me funcionó de maravilla y, a la vuelta, me ayudó a tener una visión general de mis gastos durante el viaje. Además, puedo gestionar la hoja desde Google Docs, lo que significa que puedo controlar mi presupuesto desde cualquier ordenador del mundo (o móvil) en el caso de que tuviera problemas con el mio.
La única pega de este sistema es que necesita preparación. Hay que perder un poco de tiempo diseñando la hoja de cálculo y añadiendo las fórmulas para que el proceso durante el viaje sea lo más rápido y sencillo posible. Pero una vez hecho eso, controlar tus gastos durante el viaje se convierte en algo muy sencillo.
UN REGALITO PARA TI
Para conseguirla solo tienes que pinchar sobre este botón:
Espero que te ayude a gestionar tu presupuesto durante tu gran viaje.
*Esta hoja no es para usarla directamente. Es una muestra para que la copies y pegues en tu propia hoja de Google Sheets. Es importante que copies y pegues todas las celdas hasta la fila número 20, ya que en ellas se encuentran las fórmulas que automatizan el proceso.
¿Y tú?
¿Qué sistema utilizas para controlar tus gastos de viaje? ¿Eres de libreta, de app o de excel?
Gracias por la hoja de cálculo Irene! Cuando estés por Argentina avisame que tengo gente conocida en algunas ciudades que quizá puedan alojarte o al menos para conocer de confianza. Un abrazo! (Way Farer en Facebook)
De nada!! Y gracias por tu ayuda. Aún queda mucho tramo antes de llegar a Argentina, pero te aviso. Gracias!
Hola Irene!
Yo soy como tu, de libreta y excel 🙂 La libreta para apuntar los gastos al final del día antes de que se me olvide, y el excel para tener una visión global y calcular rápidamente cuánto he gastado en alojamiento, transporte, comida, etc.
En mi último viaje probé una app y tampoco quedé convencida. El excel es más visual y me resulta más fácil ver si he olvidado algo (porque me queda una celda vacía). Así que para el próximo seguiré con la libreta y el excel.
Un abrazo!
Hola Laia!
A mí la app me parece más rápida. Tengo un movil un poco limitado y no me da para actualizar el excel desde él, así que tengo que hacerlo desde el ordenador. Con la app parece que puedas tener los datos actualizados a solo un clic.
Aún así, sigo pensando que el excel me da una visión global mucho más interesante.
Un abrazo!!
Hola Irene,
Yo uso una app que se llama Toshl para mis gastos diarios, pero funciona muy bien para viajes. Se pueden cargar los gastos offline, personalizar etiquetas y lleva muy poco tiempo. Cuando tenés wifi se actualizan los datos en tu cuenta, por lo que si perdés el móvil estará todo en la nube. Además arma gráficos y se puede exportar a una planilla de excel. Creo que es una buena herramienta para combinar con tu planilla de excel tradicional.
Saludos!
Hola Mery!
No conocía esta app. Me la bajaré y la probaré estos días. Aunque se me está saturando el móvil, si me convence me la quedo 🙂
Muchas gracias!
Irene si pasas por Bogotá, me avisas, puedes quedarte en mi casa a cambio de recetas veganas… Creo que estás en América, según leí.
Gracias Ana!
Me voy el 8 de marzo y voy a empezar por Norteamérica, pero Bogotá será una parada segura en mi camino hacia el sur, así que el intercambio está hecho 🙂
Tengo muchas ganas de conocer Colombia.
Un abrazo!
¡Hola, Irene! Yo soy más de libreta, la verdad. Me gusta más «tocar» mis notas. Pero es verdad que en viajes largos puede ser más útil usar el móvil o el ordenador. En cuanto pueda me descargaré tu excel en el ordenador y lo probaré. A ver qué tal se me da…
Hola María!
En el viaje en bici me llevé una libreta porque me olvidé de crear un excel para ese viaje. Para mí fue un auténtico desastre. No me organicé bien y las notas acabaron convirtiéndose en un lío. Mantener un control de los gastos en una libreta es todo un arte!
Espero que el excel te sea útil. Ya me contarás qué te parece.
Un abrazo!